Scrivere un preventivo in dieci minuti con l’AI, partendo dagli appunti

In dieci minuti trasformi gli appunti di un sopralluogo o di una telefonata in un preventivo ordinato, pronto da mandare. L’AI scrive e mette in ordine, i prezzi li decidi tu e i conti li ricontrolli con la calcolatrice.

La regola d’oro è che i prezzi li dai tu

L’AI non conosce i tuoi costi, i tuoi margini e i prezzi della tua zona. Se le chiedi «quanto devo far pagare?», ti risponde comunque, con un numero che sembra ragionevole e non ha nessuna base. È lo stesso tipo di errore che si chiama allucinazione.

Quindi il listino ce lo metti tu. Può essere un listino vero, un foglio con i prezzi che usi di solito o anche solo i prezzi di questo lavoro, ricopiati dal quaderno.

Cosa ti serve prima di cominciare

• Gli appunti vanno bene anche disordinati. Se li hai dettati a voce dopo il sopralluogo funziona lo stesso, come spiega la guida sull’AI con la voce.
• Il listino deve avere le voci e i prezzi aggiornati.
• Le tue condizioni di sempre vanno scritte in poche righe, cioè validità dell’offerta, pagamento, tempi e cosa non è compreso.
• Un tuo preventivo vecchio ti serve come modello per lo stile.

Passo per passo

1. Togli dagli appunti nome, indirizzo e recapiti del cliente. Li rimetti tu alla fine.
2. Incolla appunti, listino e condizioni nella chat, con la richiesta qui sotto.
3. Controlla che ogni voce abbia il prezzo giusto del listino.
4. Rifai i totali con la calcolatrice o in un foglio di calcolo.
5. Copia il testo nel tuo modello di preventivo e aggiungi intestazione e dati del cliente.
6. Rileggi tutto una volta come se fossi il cliente, poi invia.

Sei il mio assistente per i preventivi. Faccio [l’imbianchino] e scrivo a [un privato che vuole tinteggiare casa].
Con gli appunti, il listino e le condizioni qui sotto, scrivi un preventivo con questa struttura.
1. Oggetto del lavoro, in una frase.
2. Descrizione dei lavori, divisa in voci.
3. Per ogni voce quantità, unità di misura, prezzo unitario e totale della voce.
4. Totale generale senza IVA.
5. Cosa non è compreso.
6. Tempi di esecuzione.
7. Condizioni di pagamento e validità dell’offerta.
Usa SOLO i prezzi del mio listino. Se per una voce non trovi il prezzo, scrivi «PREZZO DA INSERIRE» e non inventarlo.
Non aggiungere lavori che non sono negli appunti.
Scrivi frasi corte e chiare, adatte a chi non è del mestiere.

APPUNTI
[incolla qui gli appunti, senza nome e indirizzo del cliente]

LISTINO
[incolla qui le voci con i prezzi]

CONDIZIONI
[per esempio validità 30 giorni, acconto del 30% a inizio lavori, saldo a fine lavori, prezzi IVA esclusa]

Una risposta tipica è questa:

Oggetto. Tinteggiatura di soggiorno e due camere da letto.

Voci

• Protezione di pavimenti e mobili con teli, 3 stanze, 40,00 € a stanza, totale 120,00 €
• Tinteggiatura di pareti e soffitti, due mani, 120 m², 8,00 € al m², totale 960,00 €
• Stuccatura delle crepe nel soggiorno, a corpo, PREZZO DA INSERIRE

Totale senza IVA. 1.080,00 €, stuccatura esclusa.

Non compreso. Spostamento dei mobili pesanti e smaltimento di materiali diversi dalla pittura.

La stuccatura è rimasta senza prezzo, ed è proprio quello che vuoi. Un buco evidente si sistema in un secondo, mentre un numero inventato può finire nel preventivo senza che te ne accorga.

I conti rifalli tu

L’AI scrive bene, ma può sbagliare una moltiplicazione o una somma anche quando sembra sicurissima. In un preventivo un errore di calcolo lo paghi tu, oppure ti fa perdere credibilità con il cliente.

Hai due strade.

1. Rifai ogni riga con la calcolatrice, quantità per prezzo, poi la somma e l’IVA.
2. Fai mettere le voci in un foglio di calcolo, come Excel o Fogli Google, e lascia fare i conti alle formule.

Per la seconda strada usa questa richiesta.

Trasforma le voci del preventivo in una tabella da incollare in un foglio di calcolo.
Le colonne sono Voce, Quantità, Unità, Prezzo unitario.
Non calcolare i totali, li faccio io con le formule.
Usa la virgola per i decimali e non mettere il simbolo dell’euro dentro i numeri.

Nel foglio aggiungi una colonna con la formula che moltiplica quantità per prezzo e, in fondo, la somma. Se il totale del foglio non coincide con quello scritto dall’AI, controlla le formule e poi fidati del foglio.

Condizioni e tono

Le condizioni evitano le discussioni dopo. Nel preventivo scrivi sempre per quanto tempo vale l’offerta, come e quando vuoi essere pagato, i tempi del lavoro e cosa non è compreso. Su IVA, ritenute e clausole particolari decide il tuo commercialista, non l’AI.

Il tono deve essere chiaro e senza gergo. Prima di inviare, fai rileggere il preventivo all’AI dal punto di vista del cliente.

Rileggi il preventivo come se fossi il cliente, una persona che non è del mestiere.
Dimmi quali frasi potrebbe non capire, quali voci potrebbero sembrargli care senza una spiegazione e cosa potrebbe chiedermi al telefono.
Poi proponi le correzioni, senza cambiare né prezzi né quantità.

I preventivi sono uno degli argomenti del corso intermedio, insieme ai file PDF ed Excel.

Errori da evitare

• Chiedere all’AI quanto far pagare. Non conosce i tuoi costi né il tuo mercato, quindi il numero che ti dà non ha basi. I prezzi devono venire dal tuo listino.
• Fidarsi dei totali. L’AI può sbagliare i conti anche quando il testo è perfetto. Rifalli sempre con la calcolatrice o con il foglio di calcolo.
• Lasciare passare voci inventate. L’AI può aggiungere un lavoro che le sembra «di solito necessario» e che tu non hai mai concordato. Controlla che ogni voce venga dagli appunti.
• Incollare i dati del cliente. Nome, indirizzo e codice fiscale non servono per scrivere il testo. Li aggiungi tu nel modello finale, come spiega la guida su cosa non scrivere mai all’AI.
• Mandare un preventivo che non sembra tuo. Un cliente che ti conosce nota il cambio di stile. Dai all’AI un tuo preventivo vecchio come modello.
• Saltare la rilettura finale. Una quantità sbagliata negli appunti diventa una quantità sbagliata nel preventivo. L’AI non va a misurare le pareti al posto tuo.