Cosa non scrivere mai all’AI: dati dei clienti, password e documenti riservati

In dieci minuti sai cosa non incollare mai in ChatGPT, Claude o Gemini e come usarli lo stesso con i documenti di lavoro, togliendo i nomi prima. Trovi anche le impostazioni da controllare nei tre servizi e la differenza tra account personale e abbonamento aziendale, verificate a ottobre 2026.

Perché conta

Quello che scrivi in una chat esce dal tuo computer e arriva ai server dell’azienda che offre il servizio. Con un account personale le conversazioni possono servire a migliorare i modelli, cioè al loro addestramento, se l’impostazione relativa è attiva. Google scrive anche che una parte delle chat di Gemini viene esaminata da revisori umani, compresi quelli di fornitori esterni, dopo averle scollegate dall’account.

Il consiglio di Google è netto: «Non inserire informazioni riservate che non vorresti che un revisore vedesse». È un buon criterio per tutti e tre i servizi.

Cosa non va mai incollato

• Dati personali dei clienti. Nome e cognome insieme a indirizzo, telefono, email o data di nascita permettono di riconoscere una persona.
• Codici e numeri personali. Codici fiscali, numeri di documenti d’identità, IBAN e numeri di carte non servono mai per far scrivere un testo all’AI.
• Dati sanitari. Diagnosi, referti, certificati e terapie sono tra i dati che la legge sulla privacy protegge di più.
• Password e codici di accesso. Nessuna AI ha bisogno della tua password, del PIN o di un codice ricevuto per SMS. Se una chat te li chiede, chiudila.
• Contratti e documenti riservati. Accordi con clausole di riservatezza, bilanci non ancora pubblici e offerte di gara restano fuori dalle chat con account personale.
• Dati dei dipendenti. Buste paga, assenze per malattia e valutazioni riguardano persone che non hanno scelto di finire in una chat.

Chi lavora con i dati dei clienti, come commercialisti, avvocati, agenzie e segreterie, ha anche obblighi precisi di legge. Su quelli decide il tuo consulente privacy o il tuo ordine professionale, non questa guida.

Come togliere o cambiare i nomi prima

1. Copia il testo in un documento a parte, non direttamente nella chat.
2. Sostituisci i nomi con ruoli o sigle. «Mario Rossi» diventa [Cliente A] e la sua azienda diventa [Azienda A].
3. Usa la funzione Trova e sostituisci del programma di scrittura, così cambi lo stesso nome ovunque in un colpo solo.
4. Togli o sostituisci codici fiscali, IBAN, indirizzi, telefoni, targhe e numeri di pratica.
5. Togli i dati sanitari che non servono al lavoro che chiedi.
6. Rileggi una volta cercando numeri e lettere maiuscole, perché lì si nascondono i dati sfuggiti.
7. Quando l’AI ti restituisce il testo, rimetti tu i dati veri nel documento finale.

Lo stesso metodo vale per le mail e per i documenti da riassumere, come spiegano le guide sulle risposte alle email e sul riassunto di un documento lungo.

Quando incolli il testo ripulito, dai all’AI una regola chiara sui segnaposto, così non li tocca.

Nel testo qui sotto ho sostituito i dati personali con segnaposto tra parentesi quadre, come [Cliente A] e [Data 1].
Lascia i segnaposto esattamente come sono. Non inventare nomi, date o numeri al loro posto.
Riscrivi il testo in modo più chiaro e ordinato, con il tono di [una lettera formale di uno studio professionale].

[incolla qui il testo già ripulito]

Una risposta tipica è questa:

Gentile [Cliente A], le confermiamo che la pratica [Pratica 1] è stata depositata il [Data 1]. Per completarla ci servono ancora i documenti indicati nell’elenco allegato, che può inviarci entro il [Data 2]. Restiamo a disposizione per ogni chiarimento.

Spesso non serve nemmeno il testo vero. Puoi descrivere il caso in modo generico e chiedere un metodo invece di una risposta sul singolo cliente.

Ti descrivo un caso in modo generico, senza dati personali.
Un mio cliente, [titolare di un piccolo negozio], ha ricevuto [la lettera di un fornitore che chiede il pagamento di fatture che lui ritiene già saldate].
Quali documenti dovrei chiedergli per ricostruire la situazione e in che ordine conviene controllarli?
Indica anche quali punti devo verificare con un professionista, perché dipendono dalle regole in vigore.

L’impostazione che evita l’addestramento

Le informazioni qui sotto vengono dalle pagine di aiuto ufficiali, verificate a ottobre 2026. I nomi delle voci possono cambiare con gli aggiornamenti delle app, quindi se non trovi l’interruttore segui i link in fondo.

ChatGPT

Con i piani personali, cioè Free, Go, Plus e Pro, OpenAI può usare le conversazioni per addestrare i modelli. Per evitarlo, la pagina di aiuto indica l’interruttore «Improve the model for everyone» nella sezione Data controls delle impostazioni. Nell’app in italiano lo trovi nelle impostazioni, alla voce sui controlli dei dati. Basta spegnerlo.

Le chat temporanee non vengono usate per migliorare i modelli finché restano temporanee. Fai attenzione al pollice in su o in giù sotto le risposte. Se lo usi, OpenAI può usare per l’addestramento l’intera conversazione, anche con l’interruttore spento.

Claude

Con Claude Free, Pro e Max, Anthropic usa le chat per migliorare i modelli solo se hai scelto di permetterlo. La scelta si controlla in Impostazioni, poi Privacy, con l’interruttore che riguarda l’aiuto a migliorare i modelli. Le chat in incognito non vengono usate, anche con l’interruttore acceso.

Anche qui il pollice in su o in giù conta, perché Anthropic conserva l’intera conversazione collegata fino a cinque anni. Le conversazioni segnalate dai controlli di sicurezza possono comunque essere analizzate.

Gemini

Con un account Google personale conta l’impostazione che la guida italiana chiama «Salva l’attività» (in alcuni punti «Conserva attività»). Se è attiva, le chat possono servire anche ad addestrare i modelli e una parte viene esaminata da revisori umani. Le chat esaminate restano conservate fino a tre anni.

Se la spegni, le chat nuove non vengono usate per l’addestramento, a meno che tu non invii un feedback, ma restano salvate per 72 ore. Google le usa comunque per risponderti e per la sicurezza, anche con l’aiuto di revisori umani. L’impostazione si gestisce dalla pagina Attività delle app Gemini. Anche le chat temporanee non servono ad addestrare i modelli e restano nell’account per 72 ore.

Account personale o abbonamento aziendale

Pagare un abbonamento personale non basta. Plus, Pro e Max sono piani personali e seguono le regole qui sopra. Le protezioni più forti arrivano con gli abbonamenti per le aziende.

Anche con Claude for Work c’è un’eccezione. Se usi il pollice in su o in giù, Anthropic può usare quella conversazione per l’addestramento.

Un abbonamento aziendale non ti autorizza da solo a incollare qualsiasi dato, perché restano i tuoi obblighi verso i clienti. Prima di scegliere lo strumento per lo studio o per l’azienda, parlane con il tuo consulente privacy. Cosa non scrivere mai all’AI è anche uno degli argomenti del corso base.

Errori da evitare

• Pensare «tanto chi vuoi che legga». Google scrive chiaramente che una parte delle chat passa da revisori umani. Scrivi come se qualcuno potesse leggere.
• Votare con il pollice una chat delicata. Con OpenAI e Anthropic il feedback può portare l’intera conversazione tra i dati usati per l’addestramento. Se la chat contiene dati sensibili, non votarla.
• Scambiare la chat temporanea per una cassaforte. Non serve all’addestramento, ma passa comunque dai server del servizio. Gemini, per esempio, la conserva per 72 ore, quindi le regole sui dati valgono anche lì.
• Incollare una password per farsi aiutare. Se devi risolvere un problema di accesso, descrivi l’errore senza scrivere la password. Una password finita in una chat va cambiata subito.

Fonti

• OpenAI, How your data is used to improve model performance
• Anthropic, I miei dati vengono utilizzati per l’addestramento del modello? (piani personali)
• Anthropic, Come modifico le impostazioni sulla privacy del miglioramento del modello
• Anthropic, Is my data used for model training? (prodotti commerciali)
• Google, Hub per la privacy delle app Gemini
• Google, Attività delle app Gemini
• Google Workspace, Centro per la privacy dell’AI generativa