Rispondere alle email con ChatGPT in metà tempo, con il tuo stile

In un quarto d’ora prepari le richieste che ti servono per far scrivere all’AI la bozza delle tue risposte, anche di quelle più scomode. Tu decidi cosa dire e rileggi, ChatGPT scrive. Le stesse richieste funzionano anche con Claude e Gemini.

Come funziona

Copi la mail che hai ricevuto, la incolli nella chat e dici in poche parole cosa vuoi rispondere. L’AI scrive la bozza. Tu la correggi, la copi nel tuo programma di posta e la invii. Con questo metodo l’AI non entra nella tua casella e non spedisce niente da sola.

Le mail sono uno degli argomenti del corso base, insieme ai riassunti e ai documenti.

Passo per passo

1. Copia il testo della mail ricevuta.
2. Togli nome, firma, telefono, indirizzo e ogni codice del cliente. Al loro posto scrivi [Cliente], [Indirizzo], [Numero pratica].
3. Incolla la mail nella chat insieme alla richiesta qui sotto.
4. Scrivi in poche parole cosa vuoi rispondere, per esempio sì, no, una data o una condizione.
5. Indica il tono e la lunghezza.
6. Rileggi la bozza e chiedi le correzioni che servono.
7. Copia la risposta nel programma di posta, rimetti i nomi veri e inviala tu.

Per il punto 2 trovi tutti i dettagli nella guida su cosa non scrivere mai all’AI.

Sei il mio assistente e scrivi le risposte alle mie email di lavoro.
Qui sotto c’è una mail che ho ricevuto. Scrivi la mia risposta.
Voglio dire che [accetto l’appuntamento, ma martedì invece di lunedì, dalle 15 in poi].
Usa un tono [cordiale e professionale] e dai del [Lei].
Scrivi al massimo [6] righe.
Non aggiungere promesse, date o prezzi che non ti ho dato.
Scrivi solo il testo della mail, senza commenti.

Mail ricevuta:
[incolla qui la mail, senza nomi e dati personali]

La riga «Non aggiungere promesse, date o prezzi» è la più importante. Senza quel limite, l’AI può riempire i vuoti con dettagli plausibili che tu non hai mai deciso. Se vuoi capire perché questa struttura funziona, leggi la guida su come scrivere una richiesta che funziona al primo colpo.

Il cliente arrabbiato

Una mail arrabbiata fa venire voglia di rispondere di getto. L’AI ti aiuta a restare calmo e a separare i fatti dalle emozioni. Prima però devi decidere tu dove il cliente ha ragione e cosa gli offri.

Ho ricevuto la mail qui sotto da un cliente arrabbiato per [una consegna arrivata con quattro giorni di ritardo].
Ha ragione su [il ritardo]. Non ha ragione su [il fatto che non l’avevamo avvisato, perché gli abbiamo scritto il 3 ottobre].
Scrivi una risposta che segua queste regole.
- Riconosce il problema senza scuse esagerate.
- Spiega i fatti con calma, senza dare la colpa al cliente.
- Propone [uno sconto del 10% sul prossimo ordine].
- Resta sotto le [8] righe.
Usa un tono calmo e rispettoso e dai del Lei.

Mail del cliente:
[incolla qui la mail]

Una risposta tipica è questa:

Gentile [Cliente], ha ragione, la consegna è arrivata in ritardo e ci dispiace per il disagio. Le avevamo scritto il 3 ottobre per avvisarla, ma capiamo che il messaggio possa esserle sfuggito. Per scusarci le proponiamo uno sconto del 10% sul prossimo ordine. Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento. Cordiali saluti

Se sei tu quello arrabbiato, scrivi pure la risposta di getto, con tutte le parole che ti vengono. Poi incollala e chiedi all’AI di renderla presentabile senza cambiare la sostanza.

Il sollecito di pagamento cortese

Il primo sollecito deve ricordare, non accusare. Il ritardo può essere una semplice dimenticanza, e un tono duro rovina un buon rapporto per poco.

Scrivi una mail di primo sollecito per una fattura non pagata.
La fattura è la n. [123] del [15 settembre], importo [1.200 euro], scaduta il [15 ottobre].
Il cliente è [un buon cliente da anni, credo si tratti di una dimenticanza].
Usa un tono cortese ma chiaro e dai del Lei.
Chiedi il pagamento entro [7 giorni] e scrivi [COORDINATE BANCARIE] nel punto dove le inserirò io.
Scrivi al massimo [6] righe.

Le coordinate bancarie le aggiungi tu alla fine, nel programma di posta, perché all’AI non servono. Per il secondo sollecito cambia «primo» con «secondo» e chiedi un tono più fermo, con una data precisa entro cui aspetti il pagamento.

Tenere il tuo modo di scrivere

Le risposte dell’AI rischiano di somigliarsi tutte, piene di formule come «Spero che questa mail la trovi bene». Un cliente che ti conosce può accorgersene. Per evitarlo, fai studiare all’AI il tuo stile una volta sola.

Qui sotto trovi tre mail che ho scritto io. Descrivi il mio modo di scrivere in cinque punti brevi.
Parla della lunghezza delle frasi, dei saluti, delle espressioni che uso spesso, del tono e delle cose che non faccio mai.
Scrivi la descrizione in modo che io possa incollarla all’inizio delle prossime richieste.

[mail 1, senza dati personali]
[mail 2, senza dati personali]
[mail 3, senza dati personali]

Salva la descrizione e incollala all’inizio di ogni richiesta, con la frase «Scrivi seguendo questo stile». Se non vuoi ripeterla ogni volta, puoi metterla nelle istruzioni personalizzate, come spiega il glossario.

Rileggi sempre prima di inviare

La mail parte con il tuo nome, quindi la responsabilità è tua. Prima di premere Invia, fai questi controlli.

1. Controlla che nomi e cognomi siano giusti e al posto giusto.
2. Confronta date, orari e cifre con quello che hai deciso tu.
3. Cerca le promesse che non hai fatto, come sconti, tempi o garanzie.
4. Leggi il testo ad alta voce e chiediti se sembra scritto da te.
5. Taglia le frasi che non servono, perché una risposta breve si legge subito.

Errori da evitare

• Incollare la mail con firma e recapiti del cliente. Quei dati finiscono sui server del servizio che usi. Toglili prima, perché non servono per scrivere una buona risposta.
• Dire solo «rispondi tu». L’AI non sa cosa hai deciso e se lo inventa. Scrivi sempre in una riga cosa vuoi dire.
• Inviare senza rileggere. Una data sbagliata o una promessa in più possono costarti molto più del tempo che hai risparmiato.
• Accettare le frasi fatte. Le formule da manuale si riconoscono e raffreddano il rapporto. Chiedi di accorciare e di usare le tue espressioni.
• Credere ai fatti che aggiunge. Se nella risposta compare una norma o una scadenza che non hai dato tu, può essere un’allucinazione. Controllala o cancellala.
• Usarla per le lettere con conseguenze legali. Per una contestazione formale o una diffida, la bozza dell’AI non sostituisce il tuo avvocato o il tuo consulente.